Veel bedrijven zijn zich niet bewust van wat de dataroom tegenwoordig allemaal te bieden heeft. Vandaag de dag is het opzetten van een dataroom sneller en eenvoudiger dan ooit, vooral met de juiste middelen. Zoals we al zeiden, het opzetten van een dataroom hoeft niet moeilijk te zijn. Integendeel, binnen enkele minuten kun je een complete mappenstructuur uploaden naar je eigen online omgeving, waar collega's en derden er ook gemakkelijk gebruik van kunnen maken. Hieronder vind je de stappen voor het opzetten van een dataroom. 

Wat is een dataroom en wanneer heb ik er een nodig?

Stap 1.
Selecteer een betrouwbare aanbieder van datarooms

De eerste stap bij het opzetten van een dataroom is het kiezen van een softwareplatform! Kies een gerenommeerde aanbieder van dataruimtes die voldoet aan uw behoeften op het gebied van beveiliging, functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid. Belangrijke factoren om te overwegen zijn:  

  • Beveiligingsmaatregelen: Zorg ervoor dat de aanbieder robuuste beveiligingsmaatregelen biedt, zoals end-to-end encryptie, multi-factor authenticatie en strikte toegangscontrole. 
  • Gebruikerservaring: Test de gebruikersinterface en functionaliteiten om ervoor te zorgen dat ze intuïtief en gebruiksvriendelijk zijn voor zowel beheerders als gebruikers. 
  • Schaalbaarheid: Zorg ervoor dat de dataroom kan meegroeien met uw behoeften en geschikt is voor het aantal gebruikers en documenten dat u wilt beheren.  
  • Klantenondersteuning: Controleer of de aanbieder betrouwbare klantenondersteuning biedt om u te helpen met eventuele vragen of problemen. 
  • Prijzen: Zorg ervoor dat je een aanbieder kiest die een transparant prijsmodel biedt met daarbij, bij voorkeur onbeperkte dataopslag en een overzicht van de kosten vooraf, in plaats van verrassingen achteraf.  
  • Voorbereiding: De fase voorafgaand aan een Virtual Data Room is lang, complex en tijdrovend. Daarom heeft deze fase een andere tool nodig om het proces te ondersteunen en te verbeteren. Een goede en efficiënte voorbereiding zorgt voor een soepeler due diligence proces met een grotere kans op succes. 

Stap 2.
Inloggen op het dataroom platform

Na registratie ontvang je een welkomstmail van ons met een uitnodiging om jouw dataroom te openen. Je ontvangt een onboardingtraining van ons Customer Success Team zodat je snel aan de slag kan. 

Stap 3.
Maak een organisatie aan om de dataroom te beheren

Binnen het Virtual Vaults-platform krijgen adviseurs hun eigen organisatie. Dit betekent dat je ook collega's kan uitnodigen om lid te worden van het platform en een onbeperkt aantal projecten en datarooms kan openen om deals voor te bereiden en uit te voeren in een veilige en gestructureerde omgeving. 

Stap 4.
Hoe zet je een dataroom op?

Een dataroom opzetten zonder Workspaces 

Het opzetten van een dataroom hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn. In feite kun je in een handomdraai een hele mappenstructuur uploaden naar je eigen online omgeving waar ook collega's en derden gebruik van kunnen maken. Bovendien behoudt u de volledige controle in de dataroom en kunt u tot in detail zien welke acties gebruikers uitvoeren.   

Zodra jouw dataroom is geopend, kun je jouw mappenstructuur opzetten. Organiseer documenten in mappen en submappen op basis van categorieën, afdelingen, transacties of andere relevante criteria. Upload je favoriete IRL om deze structuur toe te passen op je vragenlijst, sla het op als sjabloon of begin helemaal opnieuw. Geef bestanden duidelijke en beschrijvende namen om ze gemakkelijk te kunnen doorzoeken en identificeren. Geef je de voorkeur aan een massale upload, massale hernoeming of massale download? We hebben alles voor je! 

Een dataroom opzetten met Workspaces 

Met Workspaces kun je eenvoudig je deal voorbereiden. Het is de tool om je dealvoorbereiding te optimaliseren: verzamel eenvoudig relevante gegevens, werk samen met je dealteam, versnel het bewerkingsproces, houd controle, verberg gevoelige gegevens en exporteer bestanden naar de dataroom. 

  • Bereid je deal voor  

Een goede voorbereiding is het halve werk! In de Workspaces-omgeving bereid je documenten voor en bereid je je voor op het due diligence proces. Je kunt al beginnen met de voorbereiding van nieuwe projecten nog voordat je een contract hebt getekend of een klant in zicht is. 

  • Exporteren naar de dataroom   

Als alle documenten klaar zijn en je klaar bent voor het due diligence proces, exporteer je simpelweg je gegevens vanuit Workspaces naar onze beveiligde dataroom. Adviseurs krijgen de keuze wie de factuur toegestuurd krijgt; de verkoper of de adviseur. 

Stap 5.
Nodig potentiële kopers uit in de dataroom

Zijn alle documenten klaar voor het due diligence proces? Dan kunnen de potentiële kopers worden uitgenodigd op het platform. Beheer eenvoudig de toegang voor deze gastgebruikers door rollen aan te maken, rechten in te stellen en zo de toegang tot alle gegevens op documentniveau te beheren. Zo houd je controle over wie wat ziet en heb je eenvoudig inzicht in gebruikersstatistieken. Onze dataroom biedt ook de mogelijkheid om documenten te voorzien van een watermerk om de authenticiteit te garanderen en ongeautoriseerde verspreiding te voorkomen. Je hebt zelfs de mogelijkheid om het afdrukken, kopiëren of downloaden van documenten beperken om ongeoorloofde verspreiding te beperken. 

Stap 6.
Documenten delen en vragen beantwoorden

Tijdens het due diligence proces hebben kopers de mogelijkheid om vragen te stellen via de Q&A. Als beheerder heb je de mogelijkheid om verschillende Q&A rollen aan te wijzen aan de verkopende en kopende kant. In het Q&A dashboard kan je eenvoudig vragen toewijzen aan leden van je team. Zo komen de vragen bij de juiste persoon terecht. Het ingebouwde referentiemodel maakt het voor zowel koper als verkoper gemakkelijk om te achterhalen waar de vraag of het antwoord over gaat. 

Stap 7.
Ontdek wat potentiële kopers doen in de dataroom

Een audit trail bevat meestal duizenden records die moeilijk te analyseren kunnen zijn. Onze inzichtelijke dashboards vertellen je precies hoe gebruikers omgaan met de documenten in je dataroom en Q&A. Begrijp de intenties van kopers beter en onderhandel slimmer. 

Stap 8.
Sluit je data room af en archiveer je deal

Deal gesloten? Tijd om ook je dataroom af te sluiten! Je kunt dit meteen doen of je kan een sluitingsdatum inplannen. Het archief is een belangrijke afsluiting van elke deal, omdat het een gedetailleerd verslag is van je due diligence. Dit archief bevat alle gebruikersactiviteiten op vrijgegeven documenten en wordt veilig opgeslagen op een versleutelde USB of in de cloud. 

Iets voor jou?

Sluit je aan bij +100.000 Virtual Vaults-gebruikers

Al je vragen over het opzetten van een dataroom. Beantwoord.

Hoe zet ik een dataroom op?
Wat is een Virtuele Dataroom?
Hoeveel kost een Virtuele Dataroom?
Welke functionaliteiten moet een Virtuele Dataroom bevatten?
Wat houdt ‘onbeperkte dataopslag’ binnen een dataroom in?
Liever bellen?  +31 (0) 88 – 238 22 20