Dataroom opzetten

Dataroom inrichten

Een dataroom inrichten hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn. Sterker nog, binnen een handomdraai heb je zo een gehele mappenstructuur geüpload in je eigen online omgeving waar collega’s en derden ook nog eens mee uit de voeten kunnen. Daarnaast blijf jij de volledige controle behouden in de dataroom en kun je tot in de details zien wat voor acties de gebruikers uitvoeren.

Wanneer een dataroom?

Bij het verkopen of kopen van een bedrijf krijgt men vaak te maken met een dataroom waarin het boekenonderzoek wordt gefaciliteerd. De dataroom is dan ook een bekend product voor adviseurs in de vastgoedmarkt en M&A markt. Maar ook in andere markten zien we dat een dataroom steeds populairder wordt, zo zorgt toenemende cybercrime ervoor dat steeds meer bedrijven bewust worden van het belang bij een veilige omgeving voor hun bestandsdeling.

Van fysieke dataroom naar Virtuele dataroom

De digitale toepassingen van vandaag hebben de stapels met papierwerk in veel branches al grotendeels vervangen. Dit geldt ook voor datarooms, zo zien we bijna niet meer de voorganger van de virtuele dataroom, de fysieke datarooms. Sommige bedrijven herinneren zich nog wel de zweterige vergaderzalen en kamers vol met ordners. Gelukkig komen die bij de grotere transacties niet meer voor en bespaart de virtuele dataroom bedrijven een hoop tijd en geld.

Belangrijk bij een dataroom

De dataroom kan zelfs, mits deze aan hoge beveiligingseisen voldoet, als een veiligere oplossing worden gezien dan de fysieke dataroom. Dit is afhankelijk van de partij waarmee je besluit te werken en de dataroomservices die zij aanbieden. Bij een virtuele dataroom is het belangrijk dat je let op gebruiksvriendelijkheid, beveiliging en klantenservice van het product en de aanbieder. Als je besluit om met een virtuele data room te werken zijn dit de elementen die niet mogen ontbreken.

Are you next?

Sluit je aan bij +100.000 Virtual Vaults-gebruikers

Al je vragen over het opzetten van een dataroom. Beantwoord.

Hoe zet ik een dataroom op?

Een dataroom kun je snel en gemakkelijk opzetten. Via het internet heb jij toegang tot een virtuele data room. Besluit je om een Virtual Vaults' data room te openen dan kun je direct je mappenstructuur uploaden in je eigen omgeving en, indien gewenst, met behulp van de Supportafdeling. Zodra jouw structuur klaar staat in de dataroom kun je externe gebruikers onbeperkt uitnodigen in de door jouw aangemaakte rollen met verschillende toegangsrechten.

Handige functionaliteiten zoals de Q&A-module zorgen ervoor dat je heel gemakkelijk samenwerkt en door slimme rapportages blijf je van alles op de hoogte en weet je precies wie welk document heeft bekeken.

Wat is een Virtuele Dataroom?

Zoals de naam al doet vermoeden, is een virtuele dataroom een plek om gevoelige en vertrouwelijke bestanden op te slaan. Doordat het virtueel is, is deze informatie overal ter wereld toegankelijk. Bedrijven die due diligence moeten uitvoeren en activa moeten beheren gedurende hun levenscyclus, gebruiken doorgaans virtuele datarooms. Het is ook handig bij het aangaan van verschillende samenwerkingen tussen zakelijke belanghebbenden. Enkele voorbeelden hiervan zijn M&A, Real Estate, Private Equity, Tender, Buy & Build, etc.

Een virtuele dataroom biedt een specifiek scala aan functionaliteiten zoals; geavanceerde permissies, een Q&A-tool, multi-factor authenticatie en een watermerk dat dient als beveiliging in projecten die veilige en professionele documentopslag en -beheer vereisen.

Hoeveel kost een Virtuele Dataroom?

Traditioneel gezien hangen de kosten van een dataroom af van twee factoren. De duur dat je een virtuele dataroom nodig hebt en de totale hoeveelheid benodigde dataopslag. Vaak gaat het hierbij om een geschatte berekening van zowel tijdsduur als opslagruimte, wat betekent dat de totale kosten soms de berekening kunnen overschrijden. Bij Virtual Vaults bieden we echter onbeperkte dataopslag voor een vast tarief. Dit betekent dat je één prijs vooraf betaalt en je hoeft alleen te beslissen over de duur van je abonnement.

Welke functionaliteiten moet een Virtuele Dataroom bevatten?

De meeste providers van virtuele datarooms bieden vergelijkbare functies om elk gebruik te ondersteunen. Elke gebruiker heeft echter een eigen unieke lijst met vereisten, wat betekent dat het moeilijk is om een lijst met belangrijke functies te markeren. Dit is afhankelijk van een deal en de gebruiker.

Desalniettemin zijn er, naast het kiezen voor een gebruiksvriendelijke virtuele dataroom, functies om te overwegen; Eenvoudige setup, Bulk acties, Permissies beheren, een Q&A-tool en Rapportages.

Wat houdt ‘onbeperkte dataopslag’ binnen een dataroom in?

Elke Dataroom heeft opbeperkte dataopslag, zodat niets je in de weg staat. Het enige wat wij verwachten is eerlijk gebruik op basis van onze Fair Use Policy.