Dataroom opzetten

Dataroom opzetten ook wel een noodzakelijk kwaad? Veel bedrijven lijken deze gedachten te hebben zonder dat ze daadwerkelijk op de hoogte zijn van wat de dataroom van vandaag allemaal te bieden heeft. Tegenwoordig gaat het opzetten van een dataroom sneller dan ooit tevoren, zeker met de juiste middelen.

Dataroom inrichten

dataroom-opzetten

Een dataroom inrichten hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn. Sterker nog, binnen een handomdraai heb je zo een gehele mappenstructuur geüpload in je eigen online omgeving waar collega’s en derden ook nog eens mee uit de voeten kunnen. Daarnaast blijf jij de volledige controle behouden in de dataroom en kun je tot in de details zien wat voor acties de gebruikers uitvoeren.

datarooms

Wanneer een dataroom?

Bij het verkopen of kopen van een bedrijf krijgt men vaak te maken met een dataroom waarin het boekenonderzoek wordt gefaciliteerd. De dataroom is dan ook een bekend product voor adviseurs in de vastgoedmarkt en M&A markt. Maar ook in andere markten zien we dat een dataroom steeds populairder wordt, zo zorgt toenemende cybercrime ervoor dat steeds meer bedrijven bewust worden van het belang bij een veilige omgeving voor hun bestandsdeling.

Van fysieke dataroom naar Virtuele dataroom

De digitale toepassingen van vandaag hebben de stapels met papierwerk in veel branches al grotendeels vervangen. Dit geldt ook voor datarooms, zo zien we bijna niet meer de voorganger van de virtuele dataroom, de fysieke datarooms. Sommige bedrijven herinneren zich nog wel de zweterige vergaderzalen en kamers vol met ordners. Gelukkig komen die bij de grotere transacties niet meer voor en bespaart de virtuele dataroom bedrijven een hoop tijd en geld.

Dataroom inrichten
dataroomservices

Belangrijk bij een dataroom

De dataroom kan zelfs, mits deze aan hoge beveiligingseisen voldoet, als een veiligere oplossing worden gezien dan de fysieke dataroom. Dit is afhankelijk van de partij waarmee je besluit te werken en de dataroomservices die zij aanbieden. Bij een virtuele dataroom is het belangrijk dat je let op gebruiksvriendelijkheid, beveiliging en klantenservice van het product en de aanbieder. Als je besluit om met een virtuele data room te werken zijn dit de elementen die niet mogen ontbreken.

Frequently asked questions

Toch nog vragen?

  • Een online dataroom is een virtuele bewaarplaats waar collega's en externe gebruikers toegang tot krijgen via het Internet. Afhankelijk van de rol en rechten van een gebruiker kan hij/zij documenten bekijken binnen de gecontroleerde en beveiligde omgeving. Jij hebt echter de touwtjes in handen en bepaalt welke gebruikers welke documenten kunnen inzien. Dit wordt allemaal vastgelegd in rapportages waardoor je op de hoogte bent van alles wat er in de dataroom gebeurt.

  • Een dataroom kun je snel en gemakkelijk opzetten. Via het internet heb jij toegang tot een virtuele data room. Besluit je om een Virtual Vaults' data room te openen dan kun je direct je mappenstructuur uploaden in je eigen omgeving en, indien gewenst, met behulp van de Supportafdeling. Zodra jouw structuur klaar staat in de dataroom kun je externe gebruikers onbeperkt uitnodigen in de door jouw aangemaakte rollen met verschillende toegangsrechten.

    Handige functionaliteiten zoals de Q&A-module zorgen ervoor dat je heel gemakkelijk samenwerkt en door slimme rapportages blijf je van alles op de hoogte en weet je precies wie welk document heeft bekeken.

  • Vanaf 375 euro per maand is het al mogelijk om met een dataroom te werken. Virtual Vaults hanteert een prijsmodel op basis van onbeperkte data. Dit houdt in dat wij geen kosten in rekening brengen voor de hoeveelheid MB's die je in de dataroom uploadt, maar voor de grootte van jouw team. Zo weet je van vooraf precies waar je aan toe bent. Nieuwsgierig? Vraag geheel vrijblijvend een offerte aan.