Privacybeleid

Jouw privacy is belangrijk voor ons.

Laatst bijgewerkt: juni, 2019

Toepasselijkheid Privacybeleid

Dit is het Privacybeleid van Virtual Vaults B.V. welke van toepassing is op de websites van Virtual Vaults: virtualvaults.com en andere websites van Virtual Vaults (hierna gezamenlijk: “Websites”). Dit reglement geeft u als gebruiker van de Websites inzicht in de gegevens die Virtual Vaults verwerkt bij uw bezoek aan deze webpagina’s, de doeleinden waarvoor we ze verwerken en de wijze waarop ze verwerkt worden.

Dit privacy statement is niet van toepassing op de verwerking van uw persoonsgegevens die plaats heeft in het kader van het gebruik door of namens klanten van de Virtual Vaults diensten. Voor informatie over het verwerken van uw persoonsgegevens door een van onze klanten met behulp van de Virtual Vaults diensten, verwijzen we u naar die organisatie namens wie u toegang heeft verkregen tot de diensten van Virtual Vaults.

Voor zover op onze Websites links naar websites van derden zijn te vinden, wordt u na het aanklikken van voornoemde links doorgeleid naar de website van de betreffende derde (hierna: “Derde Websites”). Op het gebruik van dergelijke Derde Websites is het privacyreglement van de betreffende derde van toepassing. U dient het Privacybeleid van deze derde te lezen om inzicht te verwerven in hoe deze partij omgaat met uw persoonsgegevens. Virtual Vaults is niet verantwoordelijk voor de informatie die door derden wordt verstrekt, verwerkt, of verzameld tijdens het bezoeken van deze Derde Websites.

Persoonsgegevens zijn gegevens die herleidbaar zijn tot een individu.

Welke persoonsgegevens wij verzamelen, ontvangen en gebruiken

Cookies
Teneinde u als gebruiker van de Websites in staat te stellen gebruik te kunnen maken van de volledige functionaliteit van de Websites en het gebruik van en navigatie binnen de Websites te kunnen analyseren, plaatst Virtual Vaults kleine hoeveelheden informatie (cookies of vergelijkbare technologieën) op de door haar gebruikers gebruikte randapparatuur (zoals een laptop, tablet, telefoon) dan wel leest Virtual Vaults informatie af zoals deze zich bevindt in de browserinstellingen op de randapparatuur van haar gebruikers.

Functionele cookies
Virtual Vaults maakt gebruik van functionele cookies. Deze cookies zijn noodzakelijk voor het tonen van de gevraagde websites en de bijbehorende functionaliteit. Voorbeelden van dergelijke cookies zijn ‘load balancing’ cookies en cookies ter herinnering van de taalvoorkeur van de gebruiker tijdens de browser sessie.

Analytische cookies
Virtual Vaults maakt gebruik van analytische cookies teneinde het gebruik van de Websites te kunnen analyseren. Analytische cookies geven Virtual Vaults informatie over het gebruik en navigatie binnen de Websites. Deze informatie helpt Virtual Vaults om de indeling van de Websites te verbeteren, om deze beter af te stemmen op de behoeftes van haar gebruikers, trends te analyseren en navigatie binnen de Websites te verbeteren. Virtual Vaults maakt gebruik van Google Analytics cookies teneinde het gebruik van de Websites te kunnen analyseren. Virtual Vaults heeft een verwerkersovereenkomst gesloten met Google Analytics. Hierbij is ervoor gekozen slechts een deel van uw IP-adres te registreren en worden gegevens niet gedeeld met andere diensten van Google Inc. Google Analytics cookies geven Virtual Vaults informatie over het gebruik en navigatie binnen/tussen de Websites. De informatie die met behulp van deze analytische cookies wordt verzameld, wordt verstrekt aan Google Analytics teneinde deze in staat te stellen het gebruik dat wordt gemaakt van de Websites te evalueren en statistische rapporten daarvan op te stellen die alleen aan ons worden verstrekt. Meer informatie over het gebruik door Google Analytics van de aan haar verstrekte informatie kan worden gevonden in de Privacy Policy van Google Analytics

Lees hier onze Cookiebeleid voor nadere informatie over de door ons gebruikte cookies.

Vragen en verzoeken

Wanneer Virtual Vaults e-mail of andere berichten van u ontvangt met vragen of verzoeken gericht aan Virtual Vaults, zullen we die berichten gebruiken om en zolang nodig om: a. uw vragen te verwerken/uw verzoeken te beantwoorden (gebruikerscommunicatie); en b. op basis van ons gerechtvaardigd belang te kunnen aantonen dat en hoe op uw verzoek is gereageerd. In het geval u een klacht indient over de afhandeling van uw verzoek, kan Virtual Vaults door de Autoriteit Persoonsgegevens worden verzocht om aan te tonen of en hoe op verzoeken is gereageerd.

Bewaartermijn
Uw Persoonsgegevens in uw bericht en het antwoord daarop (in de vorige alinea) worden maximaal voor 5 jaar bewaard en daarna worden de Persoonsgegevens gewist. Indien de gegevens zijn geanonimiseerd kunnen de gegevens eventueel langer bewaard worden door Virtual Vaults. Geanonimiseerd wil zeggen dat de gegevens ontdaan worden van elementen die het mogelijk maken om te weten dat de gegevens betrekking hebben op u.

Nieuwsbrieven, whitepapers en andere informatiebladen

Indien u iets wilt downloaden (whitepaper of ander informatieblad) van onze Websites, zullen wij uw naam en e-mailadres vragen om u de betreffende informatie te kunnen toesturen. Om u tevens telefonisch of per e-mail te kunnen informeren over relevante producten en diensten van Virtual Vaults zullen wij u mogelijk enkele aanvullende optionele gegevens vragen, zoals uw telefoonnummer, geslacht, organisatie en functietitel. Indien u uw toestemming aan ons hebt gegeven voor het toesturen van onze nieuwsbrief, zullen wij uw naam en e-mailadres gebruiken om deze toe te sturen. Elke nieuwsbrief die u ontvangt, biedt u de mogelijkheid om u uit te schrijven van de Virtual Vaults nieuwsbrief. Als u gebruik maakt van de mogelijkheid om de nieuwsbrief niet meer te ontvangen, zal Virtual Vaults registreren dat u zich voor de nieuwsbrief hebt afgemeld.

Bewaartermijn
Indien u zich heeft afgemeld voor onze nieuwsbrief, verwijderen we uw – voor het toesturen van de nieuwsbrief verzamelde – persoonsgegevens (naam en e-mailadres). Indien u zich niet afmeldt, worden de gegevens maximaal voor een periode van 5 jaar bewaard. Indien de gegevens zijn geanonimiseerd kunnen de gegevens eventueel langer bewaard worden door Virtual Vaults. Geanonimiseerd wil zeggen dat de gegevens ontdaan worden van elementen die het mogelijk maken om te weten dat de gegevens betrekking hebben op u.

Aanvullende bron(nen) persoonsgegevens

Virtual Vaults verricht desktop research en kan in dit kader (aanvullende) gegevens over u verzamelen die over uw zakelijke identiteit te vinden zijn en branche gerelateerd zijn, hierbij kunt u denken aan informatie die via openbare online bronnen te vinden is. Denk hierbij aan social media kanalen zoals Linkedin, Unquote en mena.nl (deal informatie), maar ook openbaren lijsten van bijvoorbeeld snelgroeiende bedrijven of gastenlijsten van events die Virtual Vaults bezoekt. Virtual Vaults verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigd belang om direct marketing activiteiten te ontplooien. De gegevens worden periodiek ge-update en de verouderde gegevens worden verwijderd.

Delen met derden

Virtual Vaults deelt in de volgende gevallen uw Persoonsgegevens met derden:
• Met onze verwerkers teneinde de aan hen opgedragen (deel van de) dienstverlening uit te voeren. Deze derden mogen de gegevens alleen verwerken in opdracht van ons en we vereisen dat deze partijen ermee instemmen dergelijke gegevens te verwerken volgens onze instructies en in overeenstemming met dit privacy statement en andere gewenste maatregelen over vertrouwelijkheid en beveiliging. Onze huidige verwerkers zijn: (a) een externe hostingpartij (Microsoft) welke gevestigd is in Nederland met een uitwijkmogelijkheid naar Ierland waar uw persoonsgegevens worden opgeslagen gedurende de in deze verklaring aangegeven bewaartermijnen; (b) Google Analytics voor het analyseren van het gebruik van/navigatie binnen de Websites (zie voor meer informatie onder het kopje “Analytische Cookies”; (c) een Partij die onze e-maildiensten verzorgt (MailChimp) en (d) een partij die chat conversaties mogelijk maakt met leads op onze website (Drift).
• Aan bevoegde rechters, toezichthouders of andere officiële instanties als we te goeder trouw van oordeel zijn dat het toegankelijk maken, verwerken, gebruiken, of verstrekking van de door hen gevraagde gegevens noodzakelijk is om te voldoen aan geldende wet- en regelgeving, noodzakelijk is in het kader van een rechterlijke procedure of om te voldoen aan een afdwingbaar verzoek van de betreffende officiële instantie.
• Aan externe IT-deskundigen en/of beveiligingsbureaus als we te goeder trouw van oordeel zijn dat het toegankelijk maken, verwerken, gebruiken of verstrekken van de door hen gevraagde gegevens noodzakelijk is voor ons gerechtvaardigd belang om fraude, technische of beveiligingsproblemen op te sporen, te voorkomen of anderszins af te handelen;
• Aan een onderneming waarmee Virtual Vaults fuseert, of aan wie sommige of alle van zijn bedrijfsmiddelen worden verkocht of aan een onderneming die Virtual Vaults overneemt. Wij zijn van oordeel dat we een gerechtvaardigd belang hebben om uw persoonsgegevens voor deze doeleinden te verstrekken aan zo’n onderneming;
• Aan andere derden als we daartoe voorafgaand uitdrukkelijke toestemming van u hebben verkregen (‘informed consent’).

Doorgifte persoonsgegevens aan een ontvanger in een derde land of aan een internationale organisatie
Uw persoonsgegevens kunnen door Virtual Vaults worden doorgegeven aan landen buiten de EU/EER. Virtual Vaults geeft uw persoonsgegevens door aan twee van haar verwerkers (Drift en Mailchimp) die gevestigd zijn in de Verenigde Staten. Ten aanzien van de doorgifte van de persoonsgegevens naar de Verenigde Staten is de volgende waarborg getroffen: De verwerkers (Drift en Mailchimp) zijn aangesloten bij het Privacy Shield.

Meer informatie over voornoemde getroffen waarborg kan door betrokkene verkregen worden door schriftelijk contact op te nemen met Virtual Vaults. Zie verderop in dit privacy statement voor de relevante contactgegevens.

Geanonimiseerde gegevens
Indien de gegevens zijn geanonimiseerd kunnen de gegevens eventueel langer bewaard worden door Virtual Vaults. Geanonimiseerd wil zeggen dat de gegevens ontdaan worden van elementen die het mogelijk maken om te weten dat de gegevens betrekking hebben op u.

Beveiliging

Wij zullen uiterst zorgvuldig met uw Persoonsgegevens omgaan. Virtual Vaults treft gepaste beveiligingsmaatregelen als bescherming tegen ongeoorloofde toegang tot of ongeoorloofde aanpassing, openbaarmaking of vernietiging van gegevens. Hieronder vallen interne controles van ons beleid en beveiligingsmaatregelen met betrekking tot het verzamelen, opslaan en verwerken van gegevens, alsook fysieke beveiligingsmaatregelen als bescherming tegen ongeoorloofde toegang tot systemen waarop we persoonsgegevens bewaren. Virtual Vaults verwerkt persoonsgegevens voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld en in overstemming met dit privacy statement. We blijven ons privacy statement met betrekking tot het verzamelen, opslaan en verwerken van gegevens controleren om er zeker van te zijn dat we alleen die persoonsgegevens verzamelen, opslaan en verwerken die zijn vereist om onze diensten te leveren of te verbeteren of die anderszins volgens dit beleid zijn toegestaan.

Virtual Vaults is ISO 27001:2013 gecertificeerd (informatie beveiliging management systeem). Meer informatie over onze beveiliging vind je hier.

Uw rechten

U heeft het recht om een verzoek bij ons in te dienen tot inzage, correctie en/of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Hiernaast heeft u in bepaalde gevallen het recht om ons te verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken en om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Hieronder wordt een en ander nader toegelicht.

Inzage, correctie en verwijdering persoonlijke gegevens en verzet
Virtual Vaults spant zich te goeder trouw in om op uw verzoek u te informeren over en inzage te verlenen in de persoonsgegevens die Virtual Vaults van u verwerkt; de persoonsgegevens die Virtual Vaults van u verwerkt te corrigeren als deze niet correct zijn; de persoonsgegevens die Virtual Vaults van u verwerkt geheel of gedeeltelijk te verwijderen/wissen/te beperken overeenkomstig de Avg.

Virtual Vaults hoeft niet aan elk verzoek te voldoen. Virtual Vaults kan uw verzoek weigeren indien:
a. Virtual Vaults het recht heeft om de verwerking voort te zetten;
b. u het verzoek op onredelijke manier herhaalt;
c. de afhandeling van het verzoek buitensporige technische inspanningen vergt;
d. de privacy van anderen in gevaar zouden worden gebracht; of
e. uw verzoek in praktische zin vrijwel onuitvoerbaar is (bijvoorbeeld als uw verzoek betrekking heeft op gegevens die worden bewaard op back-uptapes).

Afhandeling verzoek
Indien Virtual Vaults een verzoek van u ontvangt, kan Virtual Vaults u vragen om uw zelf te identificeren voordat we het verzoek inhoudelijk gaan beantwoorden en afhandelen. Dit om te voorkomen dat iemand zich voordoet als u; en over uw persoonsgegevens komt te beschikken of deze laat wijzigen.

Een verzoek tot inzage, correctie en/of verwijdering, dan wel beperking en bezwaar kunt u schriftelijk via email of per post indienen. Onze contactgegevens treft u aan onder het kopje ‘Vragen en klachtbehandeling’.

Virtual Vaults brengt u geen kosten in rekening voor het beantwoorden van uw verzoeken. Ook niet voor de verdere afhandeling daarvan.

Vragen en klachtbehandeling

Mocht u vragen of een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens door Virtual Vaults, dan kunt u dit kosteloos en eenvoudig kenbaar maken aan Virtual Vaults, op de volgende manieren:
• Via e-mail: security@virtualvaults.com
• Via post: Virtual Vaults Nederland B.V., K.P. van der Mandelelaan 60, 3062 MB, Rotterdam, Nederland

Onze security officer kunt u bereiken middels het e-mailadres: security@virtualvaults.com

Autoriteit Persoonsgegevens

Als u het niet eens bent met ons antwoord, dan kunt u een klacht indienen bij de bevoegde autoriteit persoonsgegevens van de lidstaat waarin u woont, in Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt een klacht indienen op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. Telefonisch is de Autoriteit Persoonsgegevens te bereiken onder het nummer: (+31) - (0)70 - 888 85 00.

Nieuwe ontwikkelingen en wijzigingen Privacybeleid

Dit Privacybeleid kan van tijd tot tijd worden aangepast, om bijvoorbeeld in lijn te brengen met de alsdan geldende wet- en regelgeving. Indien het Privacybeleid wordt aangepast, zal dit aan u bekend worden gemaakt.