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Viele Unternehmen sind sich nicht bewusst, was der Datenraum heute alles zu bieten hat. Die Einrichtung eines Datenraums ist heute schneller und einfacher denn je, vor allem mit den richtigen Ressourcen. Wie gesagt, die Einrichtung eines Datenraums muss nicht schwierig sein. Im Gegenteil: Innerhalb weniger Minuten können Sie eine komplette Ordnerstruktur in Ihre eigene Online-Umgebung hochladen, die dann auch von Kollegen und Dritten problemlos genutzt werden kann. Nachfolgend finden Sie die Schritte zur Einrichtung eines Datenraums. 

Was ist ein Datenraum und wann brauche ich ihn?

Schritt 1:
Wählen Sie einen zuverlässigen Datenraumanbieter: 

Der erste Schritt bei der Einrichtung eines Datenraums ist die Wahl einer Softwareplattform! Wählen Sie einen seriösen Datenraumanbieter, der Ihren Anforderungen in Bezug auf Sicherheit, Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit gerecht wird. Wichtige zu berücksichtigende Faktoren sind: 

  • Sicherheitsmaßnahmen: Vergewissern Sie sich, dass der Anbieter robuste Sicherheitsmaßnahmen wie eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, eine Multi-Faktor-Authentifizierung und eine strenge Zugangskontrolle bietet. 
  • Benutzerfreundlichkeit: Testen Sie die Benutzeroberfläche und die Funktionalitäten, um sicherzustellen, dass sie sowohl für Administratoren als auch für Benutzer intuitiv und benutzerfreundlich sind. 
  • Skalierbarkeit: Vergewissern Sie sich, dass der Datenraum mit Ihren Bedürfnissen wachsen kann und für die Anzahl der Benutzer und Dokumente, die Sie verwalten möchten, geeignet ist.  
  • Kundenbetreuung: Prüfen Sie, ob der Anbieter einen zuverlässigen Kundensupport anbietet, der Ihnen bei Fragen oder Problemen hilft. 
  • Preisgestaltung: Achten Sie darauf, dass Sie einen Anbieter wählen, der ein transparentes Preismodell anbietet, vorzugsweise mit unbegrenzten Datenspeicher und einer Aufschlüsselung der Kosten im Voraus, um Überraschungen im Nachhinein zu vermeiden.  
  • Vorbereitung: Die Phase, die zu einem virtuellen Datenraum führt, ist lang, komplex und zeitaufwändig. Daher braucht diese Phase ein anderes Instrument zur Unterstützung und Verbesserung des Prozesses. Eine ordnungsgemäße und effiziente Vorbereitung gewährleistet einen reibungsloseren Due-Diligence-Prozess mit einer größeren Erfolgschance. 

Schritt 2:
Anmeldung bei der Datenraum-Plattform 

Nach der Registrierung erhalten Sie von uns eine Willkommens-E-Mail, in der wir Sie einladen, Ihren Datenraum zu öffnen. Sie erhalten ein Onboarding von unserem Customer Success Team, damit Sie schnell loslegen können. 

Schritt 3:
Erstellung einer Organisation zur Verwaltung Ihrer Datenräume

Innerhalb der Virtual Vaults-Plattform erhalten die Berater ihre eigene Organisation. Das bedeutet, dass Sie auch Kollegen einladen können, der Plattform beizutreten und eine unbegrenzte Anzahl von Projekten und Datenräumen zu öffnen, um Deals in einer sicheren und strukturierten Umgebung vorzubereiten und durchzuführen. 

Schritt 4:
Einrichten eines Datenraums  

Einrichten eines Datenraums ohne Workspaces 

Einen Datenraum einzurichten, muss überhaupt nicht kompliziert sein. Vielmehr können Sie im Handumdrehen eine komplette Ordnerstruktur in Ihre eigene Online-Umgebung hochladen, die auch von Kollegen und Dritten genutzt werden kann. Außerdem behalten Sie die volle Kontrolle über den Datenraum und können im Detail sehen, welche Aktionen die Benutzer durchführen.    

Sobald Ihr Datenraum geöffnet ist, können Sie Ihre Ordnerstruktur einrichten. Organisieren Sie Dokumente in Ordnern und Unterordnern auf der Grundlage von Kategorien, Abteilungen, Transaktionen oder anderen relevanten Kriterien. Laden Sie Ihre bevorzugte IRL hoch, um diese Struktur auf Ihren Fragebogen anzuwenden, speichern Sie sie als Vorlage oder beginnen Sie von vorne. Geben Sie den Dateien eindeutige und beschreibende Namen, damit sie leicht zu finden und zu identifizieren sind. Bevorzugen Sie einen umfangreichen Upload, eine umfangreiche Umbenennung oder einen umfangreichen Download? Wir haben alles für Sie! 

Einrichten eines Datenraums mit Workspaces 

Mit Workspaces können Sie Ihr Deal problemlos vorbereiten. Es ist das Werkzeug zur Optimierung Ihrer Dealvorbereitung: einfaches Sammeln relevanter Daten, Zusammenarbeit mit Ihrem Dealteam, Beschleunigung des Bearbeitungsprozesses, Beibehaltung der Kontrolle, Ausblenden sensibler Daten und Export von Dateien in den Datenraum. 

  • Bereiten Sie Ihr Deal vor   

Gute Vorbereitung ist die halbe Miete! In der Workspaces-Umgebung bereiten Sie Dokumente vor und bereiten sich auf den Due-Diligence-Prozess vor. Sie können mit der Vorbereitung neuer Projekte beginnen, noch bevor Sie einen Vertrag unterzeichnet haben oder ein Kunde in Sicht ist.  

  • Export in den Datenraum    

Sobald alle Dokumente fertig sind und Sie für den Due-Diligence-Prozess bereit sind, exportieren Sie einfach Ihre Daten aus Workspaces in unseren sicheren Datenraum. Berater haben die Wahl, wem sie die Rechnung schicken: dem Verkäufer oder dem Berater. 

Schritt 5:
Laden Sie potenzielle Käufer in den Datenraum ein 

Sind alle Unterlagen für die Due-Diligence-Prüfung bereit? Dann können die potenziellen Käufer auf die Plattform eingeladen werden. Verwalten Sie den Zugang für diese Gastnutzer ganz einfach, indem Sie Rollen erstellen, Rechte festlegen und so den Zugang zu allen Daten auf Dokumentenebene verwalten. So behalten Sie die Kontrolle darüber, wer was sieht, und haben einen einfachen Einblick in die Nutzerstatistiken. Unser Datenraum ermöglicht es Ihnen auch, Dokumente mit einem Wasserzeichen zu versehen, um die Authentizität zu gewährleisten und eine unbefugte Weitergabe zu verhindern. Sie haben sogar die Möglichkeit, das Drucken, Kopieren oder Herunterladen von Dokumenten einzuschränken, um die unbefugte Weitergabe zu begrenzen. 

Schritt 6:
Austausch von Dokumenten und Beantwortung von Fragen 

Während des Due-Diligence-Prozesses haben Käufer die Möglichkeit, über die Q&A Fragen zu stellen. Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, der Verkäufer- und der Käuferseite unterschiedliche Q&A-Rollen zuzuweisen. Im Q&A-Dashboard können Sie Fragen ganz einfach Mitgliedern Ihres Teams zuweisen. Auf diese Weise werden die Fragen an die richtige Person weitergeleitet. Das integrierte Referenzmodell macht es sowohl dem Käufer als auch dem Verkäufer leicht, herauszufinden, worum es bei der Frage oder Antwort geht. 

 

Schritt 7:
Herausfinden, was potenzielle Käufer im Datenraum tun

Ein Audit Trail enthält in der Regel Tausende von Datensätzen, die schwer zu analysieren sind. Unsere aufschlussreichen Dashboards zeigen Ihnen genau, wie die Benutzer mit den Dokumenten in Ihrem Datenraum und Q&A interagieren. Auf diese Weise können Sie die Absichten des Käufers besser verstehen und intelligenter verhandeln.   

Schritt 8:
Schließen Sie Ihren Datenraum und archivieren Sie Ihr Deal 

Deal abgeschlossen? Dann wird es Zeit, auch Ihren Datenraum zu schließen! Sie können dies sofort tun oder einen Termin für den Abschluss festlegen. Das Archiv ist ein wichtiger Abschluss eines jeden Deals, da es eine detaillierte Aufzeichnung Ihrer Due Diligence darstellt. Dieses Archiv enthält alle Benutzeraktivitäten zu freigegebenen Dokumenten und wird sicher auf einem verschlüsselten USB-Stick oder in der Cloud gespeichert. 

 

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Was ist eind Datenraum?

Ein Online-Datenraum ist ein virtuelles Datenarchiv, auf das Kollegen und externe Nutzer über das Internet zugreifen können. Je nach Rolle und Rechten des Benutzers kann er Dokumente innerhalb der kontrollierten und sicheren Umgebung einsehen. Sie haben jedoch die Kontrolle und entscheiden, welche Benutzer welche Dokumente einsehen können. Dies alles wird in Reports festgehalten, so dass Sie immer auf dem Laufenden sind, was im Datenraum passiert.

Was ist ein virtueller Datenraum?

Wie der Name schon sagt, ist ein virtueller Datenraum ein Ort, an dem sensible und vertrauliche Dateien gespeichert werden. Da sie virtuell sind, können diese Informationen von jedem Ort der Welt aus abgerufen werden. Unternehmen, die während ihres gesamten Lebenszyklus Due Diligence durchführen und Assets verwalten müssen, nutzen in der Regel virtuelle Datenräume. Sie sind auch nützlich, wenn eine Vielzahl von Kooperationen zwischen Unternehmensvertretern eingegangen wird. Beispiele hierfür sind M&A, Immobilien, Private Equity, Ausschreibungen, Buy & Build usw.

Im Wesentlichen bietet ein virtueller Datenraum spezifische Funktionen wie erweiterte Berechtigungen, Q&A-Tool, Multi-Faktor-Authentifizierung und Wasserzeichen und wird als Hebel bei allen Arten von Projekten dienen, die eine sichere und professionelle Speicherung, Verwaltung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten erfordern.

Wie richte ich einen Datenraum ein?

Sie können einen Datenraum schnell und einfach einrichten. Über das Internet haben Sie Zugang zu einem virtuellen Datenraum. Wenn Sie sich entscheiden, einen Datenraum von Virtual Vaults zu eröffnen, können Sie Ihre Ordnerstruktur sofort in Ihrer eigenen Umgebung und, falls gewünscht, mit Hilfe der Support-Abteilung hochladen. Sobald Ihre Struktur im Datenraum fertig ist, können Sie externe Benutzer ohne Einschränkung in den von Ihnen erstellten Rollen mit unterschiedlichen Zugriffsrechten einladen.

Praktische Funktionalitäten wie das Q&A-Modul erleichtern die Zusammenarbeit, und intelligente Berichte halten Sie auf dem Laufenden und zeigen Ihnen genau, wer welches Dokument eingesehen hat.

Was kostet ein virtueller Datenraum?

Die endgültigen Kosten für einen virtuellen Datenraum hängen in der Regel von zwei Faktoren ab. Wie lange Sie einen virtuellen Datenraum benötigen und wie groß der benötigte Datenspeicher ist. In den meisten Fällen erfordert dies eine geschätzte Berechnung der Zeit und des Speicherbedarfs, was bedeutet, dass gelegentlich Gebühren für die Überschreitung der Datenmenge anfallen können. Bei Virtual Vaults bieten wir jedoch unbegrenzten Datenspeicher für einen Pauschalpreis. Das bedeutet, dass Sie im Voraus einen Preis bezahlen und sich nur für die Laufzeit Ihres Abonnements entscheiden müssen.

Was ist der Plan Data Room Unlimited?

Der Plan Virtual Vaults Data Room Unlimited bietet spezifische Funktionen wie erweiterte Berechtigungen, Q&A-Tool, Multi-Faktor-Authentifizierung und Wasserzeichen in einem sicheren Datenraum ohne Einschränkungen bei der Datenspeicherung. Unbegrenzte Datenspeicherung, unbegrenzte Funktionen.

Lieber telefonieren?  +31 (0) 88 – 238 22 20  /  +44 (0) 2039 66 37 55